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【居家辦公】四個視訊會議小訣竅,讓你在鏡頭前不NG!

四個視訊會議小訣竅,讓你在鏡頭前不NG!-4

疫情期間,許多人的工作改為WFH(居家辦公,Work From Home),各種會議也只能在線上召開。

視訊會議有許多便利之處,例如節省交通時間、不需要搶會議室,正式服裝還可以只穿上半身!

不過相對來說,視訊會議也有其特有的NG事項,如果沒有特別留意,很容易會在老闆、同事或客戶心中留下不好的印象。

要順利開完一場漂亮的視訊會議,不要在無形中讓自己扣分,你需要注意以下幾點:

一、提早更多時間來搞定3C設備

四個視訊會議小訣竅,讓你在鏡頭前不NG!-1

在公司時,準時抵達會議室不是一件多困難的事情,不管你任職的公司規模再大,走到會議室也用不了幾分鐘。

如今要能夠順利加入線上會議室,你需要預留更多時間來搞定你的設備!

開會前除了準備好會議資料,你還必須先確認你的硬體、軟體都能夠正常運作,並熟悉操作。基本的項目有:電腦、耳機、麥克風、網路、通訊軟體。

如果直到會議快開始前,你才發現視訊鏡頭沒有畫面、耳機/麥克風沒有聲音、網路訊號不好、通訊軟體打不開、電腦開不了機,你將很難避免耽誤會議時間,甚至全部人等你一個的窘境。

至於要提早多少時間,則要視你對3C設備的熟悉度而定。

如果你本來就擅長使用3C產品,大概只要提早5-10分鐘就好,但是千萬不要掉以輕心,以為不需要提前確認,因為有時機器就是如此捉摸不定,你永遠無法保證不會出任何問題。

而如果你不是3C高手,建議你預留更多時間準備設備,就算發生問題,也還有一些時間尋求協助。

二、打理衣著之餘,別忘了打理環境

雜亂的居家辦公環境

開會時穿著要體面已經是不需多談的事情,然而會出現在視訊畫面裡的除了你的上半身之外,還有你身後的環境。

環境過於雜亂容易使人分心,難以將目光聚焦在你身上,即便一開始能夠專注一段時間,久了之後還是忍不住開始端詳你身後的雜亂環境,這是很難避免的事情。

特別是跟上司、客戶開會時,如果你的環境太亂,即便穿得再體面,也只會讓你跟環境的落差更明顯,讓人不禁心想……其實你的環境才是你真實的樣貌啊!

最理想的狀況,是為自己打造一個辦公空間,無論有沒有開會,就算WFH也像在公司辦公一樣。如果沒有辦法,至少把東西收一收,讓你的環境乾淨整齊。

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三、讓你的家人知道你正在開會

請勿打擾的辦公環境

這一點的重要性,想必那些爸爸只穿內褲就經過自己身後的同學們非常了解。

人們在家裡本來就會有很多比較自在的舉動或習慣,例如洗澡時大聲唱歌、在家穿得比較少、有話要說但是懶得走過去就用喊的,或是不敲門直接闖進你房間問你中午要吃什麼,要不要吃水果。

有些時候他們不是不知道你在居家辦公,只是這些舉動在家裡可能已經做了大半輩子,就像呼吸一樣自然,怎麼知道這些舉動此時變成你在會議中出的各種糗,專業形象盡失。

這時候就需要我們跟家人好好說明,以便讓家人了解我們正在會議中,暫時需要一個安靜的環境。

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此外,也可以跟家人訂出一個居家辦公期間的公約,例如在房門放個小白板,你可以寫上幾點有會議,家人看到後就不會隨意闖進你的房間或是大聲嚷嚷。

四、專注在你的會議上

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開視訊會議時,因為人就在電腦前,往往很容易被其他網頁、訊息所吸引,開始不專心。

偏偏大家的視訊畫面都在同一個螢幕上,所以你是不是在看別的東西,其實超級明顯!請專注在你的會議上,停止一邊開會一邊偷逛網頁、看影片、收email或回訊息。這一點看似理所當然,卻格外重要。人與人之間基本的尊重,在網路上依舊不變。

當然,一場好的視訊會議必須因應不同場合及對象而調整,但只要掌握以上四點,就能避免尷尬的NG狀況,並提升會議的品質。

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關於作者:古軒宇
團隊合作的紛爭調停者,歡樂氣氛的帶動者。

■ 鼎愛文化事業「自我成長」、「語文表達」相關系列課程老師。
■ 美國「HBDI®全腦優勢發展模型」授證分析師
■ 令全場哄堂大笑的次數超過千次

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