疫情期間，許多人的工作改為WFH（居家辦公，Work From Home），各種會議也只能在線上召開。
視訊會議有許多便利之處，例如節省交通時間、不需要搶會議室，正式服裝還可以只穿上半身！
不過相對來說，視訊會議也有其特有的NG事項，如果沒有特別留意，很容易會在老闆、同事或客戶心中留下不好的印象。
要順利開完一場漂亮的視訊會議，不要在無形中讓自己扣分，你需要注意以下幾點：
一、提早更多時間來搞定3C設備
在公司時，準時抵達會議室不是一件多困難的事情，不管你任職的公司規模再大，走到會議室也用不了幾分鐘。
如今要能夠順利加入線上會議室，你需要預留更多時間來搞定你的設備！
開會前除了準備好會議資料，你還必須先確認你的硬體、軟體都能夠正常運作，並熟悉操作。基本的項目有：電腦、耳機、麥克風、網路、通訊軟體。
如果直到會議快開始前，你才發現視訊鏡頭沒有畫面、耳機/麥克風沒有聲音、網路訊號不好、通訊軟體打不開、電腦開不了機，你將很難避免耽誤會議時間，甚至全部人等你一個的窘境。
至於要提早多少時間，則要視你對3C設備的熟悉度而定。
如果你本來就擅長使用3C產品，大概只要提早5-10分鐘就好，但是千萬不要掉以輕心，以為不需要提前確認，因為有時機器就是如此捉摸不定，你永遠無法保證不會出任何問題。
而如果你不是3C高手，建議你預留更多時間準備設備，就算發生問題，也還有一些時間尋求協助。
二、打理衣著之餘，別忘了打理環境
開會時穿著要體面已經是不需多談的事情，然而會出現在視訊畫面裡的除了你的上半身之外，還有你身後的環境。
環境過於雜亂容易使人分心，難以將目光聚焦在你身上，即便一開始能夠專注一段時間，久了之後還是忍不住開始端詳你身後的雜亂環境，這是很難避免的事情。
特別是跟上司、客戶開會時，如果你的環境太亂，即便穿得再體面，也只會讓你跟環境的落差更明顯，讓人不禁心想……其實你的環境才是你真實的樣貌啊！
最理想的狀況，是為自己打造一個辦公空間，無論有沒有開會，就算WFH也像在公司辦公一樣。如果沒有辦法，至少把東西收一收，讓你的環境乾淨整齊。
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三、讓你的家人知道你正在開會
這一點的重要性，想必那些爸爸只穿內褲就經過自己身後的同學們非常了解。
人們在家裡本來就會有很多比較自在的舉動或習慣，例如洗澡時大聲唱歌、在家穿得比較少、有話要說但是懶得走過去就用喊的，或是不敲門直接闖進你房間問你中午要吃什麼，要不要吃水果。
有些時候他們不是不知道你在居家辦公，只是這些舉動在家裡可能已經做了大半輩子，就像呼吸一樣自然，怎麼知道這些舉動此時變成你在會議中出的各種糗，專業形象盡失。
這時候就需要我們跟家人好好說明，以便讓家人了解我們正在會議中，暫時需要一個安靜的環境。
此外，也可以跟家人訂出一個居家辦公期間的公約，例如在房門放個小白板，你可以寫上幾點有會議，家人看到後就不會隨意闖進你的房間或是大聲嚷嚷。
四、專注在你的會議上
開視訊會議時，因為人就在電腦前，往往很容易被其他網頁、訊息所吸引，開始不專心。
偏偏大家的視訊畫面都在同一個螢幕上，所以你是不是在看別的東西，其實超級明顯！請專注在你的會議上，停止一邊開會一邊偷逛網頁、看影片、收email或回訊息。這一點看似理所當然，卻格外重要。人與人之間基本的尊重，在網路上依舊不變。
當然，一場好的視訊會議必須因應不同場合及對象而調整，但只要掌握以上四點，就能避免尷尬的NG狀況，並提升會議的品質。
關於作者：古軒宇
團隊合作的紛爭調停者，歡樂氣氛的帶動者。
■ 鼎愛文化事業「自我成長」、「語文表達」相關系列課程老師。
■ 美國「HBDI®全腦優勢發展模型」授證分析師
■ 令全場哄堂大笑的次數超過千次
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